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【Excel】
最初に覚えたい
基本的な関数
BtoC, Excel, PC, Windows, ツール, 紹介
Excelを使いこなすために欠かせないのが関数です。
しかし、それが分かっていても、種類が多すぎて覚えきれなかったり、どのように使えばいいのかが分からないということもあると思います。
そこで今回は、まず最初に覚えてほしい基本的な関数を紹介します。
目次
SUM関数
SUM関数は、ほとんどの方がご存じの関数だと思いますが、指定した範囲の数値の合計を計算してくれる関数になります。
例えば、商品の合計金額や物品の合計個数を表示する時などに便利な関数です。
使い方
実際に使う方法は以下の通りです。今回は簡単に1から10の値の合計を計算します。
- 1. 合計を入力したいセルを選択し、「=SUM()」と入力する
- 2. ()の中に、計算するセルを直接入力するか、計算する範囲を選択する
これで1から10までの合計値を計算して表示することができました。
マウスで範囲を選択する場合は、()の間にカーソルを合わせた状態でセルの選択をします。
また、SUM関数に関してはオートSUMというボタンがあり、それを使うことで、範囲まで自動で選択して合計値を出してくれる機能もあります。
PRODUCT関数
PRODUCT関数は、選択した数値の積を計算してくれる関数になります。
値段と個数を掛け合わせて合計金額を出すときなどに便利です。
使い方
実際に使う方法は以下の通りです。
- 1. 積を入力したいセルを選択し、「=PRODUCT()」と入力する
- 2. ()の中に、積を計算したいセルを直接入力するか、範囲を選択する
これで、2つの数の積を計算することができました。
MAX関数
MAX関数は、選択した範囲の中で最大の値を表示してくれる関数になります。
使い方
実際に使う方法は以下の通りです。
- 1. 最大値を入れたいセルを選択し、「=MAX()」と入力する
- 2. ()の中に、最大値を求める数値の範囲を入力するか、選択する
これで、複数のデータの中から最大の値を表示することができました。
MIN関数
MIN関数は、選択した範囲の中で最小の値を表示してくれる関数になります
考え方や使い方はMAX関数とほとんど同じです。
使い方
実際に使う方法は以下の通りです。最大値を表示したものと同じ表で説明します。
- 1. 最小値を入れたいセルを選択し、「=MIN()」と入力する
- 2. ()の中に、最小値を求める数値の範囲を入力するか、選択する
これで、複数のデータの中から最小の値を表示することができました。
AVERAGE関数
AVERAGE関数は、選択したセルの平均値を計算してくれる関数になります。
毎月の平均を計算する時などに便利です。
使い方
実際に使う方法は以下の通りです。これも最大値と同じ表を使って説明します。
- 1. 平均値を入れたいセルを選択し、「=AVERAGE()」と入力する
- 2. ()の中に、平均値を求める数値の範囲を入力するか、選択する
これで、複数の値の平均値を計算することができました。
ROUND関数
ROUND関数は、セルの数値を四捨五入して表示させる関数になります。
また、入力する内容によって、小数点第何位で四捨五入するかということも設定することができます。
使い方
実際に使う方法は以下の通りです。
- 1. 整数にした数値を入れたいセルを選択し、「=ROUND()」と入力する
- 2. ()の中に、整数表示をさせたいセルを直接入力するか、選択する
- 3. ()の中にセルの番号が入ったら、「,」で区切って0を入力する
これで、特定の値を四捨五入して表示することができました。
今回は３番で「0」を入力しましたが、ここに「1」を入力すると小数点第二位を四捨五入して、小数点第一位まで表示することができます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。関数は難しそうであまり使っていないという人も、今回紹介したものを覚えるだけで作業効率は格段に速くなると思います。
基本的なものにはなりますが、使い方も特別難しくはないので、関数に慣れるという意味でもぜひ使ってみてください。
【Excel】
覚えておけば役に立つ
プルダウンの使い方
Excelでデータの入力を行う時に、一つずつ文字や数値を入力していくのはとても大変だと思います。しかし、入力する内容がある程度決まっている、いくつかの選択肢の中から選んで入力する、といった場合は「プルダウン」機能を使うとより早く、より正確にデータを入力することができます。
今回はそんなプルダウン機能の使い方について詳しく紹介していきます。
目次
プルダウンとは
プルダウンに関してはご存じの方が多いと思いますが、セルの中に入力する数値を、事前に用意したリストの中から選択できるようにする機能になります。
毎回キーボードで入力する必要がなくなり、作業効率が上がるだけでなく、入力内容の間違いも減らすことができます。
プルダウンの作り方
例として、今回は個人名の後にその人の出身地を入力できるようなプルダウンを作成してみます。
プルダウンの選択肢になるリストもあらかじめ用意しておきます。
プルダウンの作成方法は2種類ありますので、それぞれ紹介していきます。
エクセルのシートにリストを作ってプルダウンを作成する方法
まずはあらかじめリストを用意してプルダウンを作成する方法です。
実際の手順は以下の通りです。
- 1. プルダウンを作成したいセルを選択
- 2. 「データ」タブを選択し、「データの入力規則」をクリック
- 3. 「設定」タブの「入力値の種類」から「リスト」を選択
- 4. 「元の値」の右側にある上矢印をクリック
- 5. リストに使うデータを範囲選択して、下矢印をクリック
- 6. 設定に問題がなければ「OK」をクリック
これでプルダウンが作成できます。
セルを確認すると「▼」マークが出てきますので、そちらをクリックするとリストの内容が表示されます。
リストの内容が、追加されたり削除されたりした場合は、同じようにすれば範囲を再選択することができます。
エクセルのシートにリストを作らずにプルダウンを作成する方法
続いて、リストを作らずにプルダウンを作成する方法です。
リストありの場合の３番までは同じ手順なので、そこからの手順を説明します。
- 1～3はリスト有と同じ
- 4. 「元の値」の欄にプルダウンで表示させる項目を入力。項目の間は半角カンマ( , )で区切ります。
- 5. 入力内容に問題がなければ「OK]をクリック
これでプルダウンの作成ができます。
項目が増えたり減ったりした場合は、「元の値」欄の内容を変えればプルダウンの表示も変更されます。
連動したプルダウンの作り方
プルダウンは二つの項目を連動させた選択肢を表示することもできます。
例として今回はこのようなデータを用意しました。
出身地を選択すると、その地域出身の人の名前が表示されるプルダウンを作成します。
手順が少し複雑なので細かく分けながら説明します。
連動元の項目に名前を付ける
- 1. リストから出身地が記載されているセルを選択
- 2. 「数式」タブから「名前の定義」をクリック
- 3. 「名前」のところに好きな名前(今回は出身地)をつけて「OK」をクリック
連動される項目に名前を付ける
- 1. 今回使うリストをすべて選択（出身地の名前も選択）
- 2. 「数式」タブの「選択範囲から作成」をクリック
- 3. 「左端列」のみにチェックを入れて「OK」
連動元になるプルダウンの作成
リストを選択するところまでは、普通のプルダウンと同様です。
- 1. 「元の値」の欄に「数式」タブの「数式で使用」から先ほど設定した「出身地」を選択
- 2. 「元の値」に「＝出身地」となっているのを確認し「OK」
これで出身地を選択するプルダウンの作成は完了です。
連動されるプルダウンの作成
最後に名前を入力するプルダウンの作成です。こちらもリストを選択するところまでは同様です。
- 1. 「元の値」の欄に「＝INDIRECT()」と入力しカーソルを()の間に合わせて上矢印をクリック
- 2. 出身地のプルダウンを作成した範囲を選択し下矢印をクリック
- 3. 「OK」をクリックし「元の値はエラーと判断されます」と出てくるので「はい」を選択
※途中ででてきたINDIRECTとは、関数の一つであり、セルの参照を文字列で指定する関数です。
今回の場合は、出身地に何が入ったかで、名前の選択肢を変えるために使っています。
これで連動したプルダウンの作成が完了になります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回はExcelでのプルダウン作成について紹介しました。
扱うデータの種類や、入力する数が多くなってくるほどプルダウンが便利になっていきますので、実際に作ってみてください。
【Excel】
初心者でも分かる
便利なグラフ作成機能
Excelをの使い方は、目的や手段によって変わってくると思いますが、主な使い方の一つにグラフの作成があります。
グラフにすることによって、Excelの中の数値の意味を読み取りやすくしたり、データごとの関係を知ることができたりと様々なメリットがあります。
今回はExcelでグラフを作成する際に使える機能について紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください
目次
グラフの種類を選ぶ
Excelで作成できるグラフは細かい設定を合わせれば無数に存在しますが、まずは大まかなグラフの種類について把握することで、目的にあったグラフが作れるようになります。
どのようなグラフが作成できるかは、「挿入」タブの「グラフ」から確認することができますので、実際に内容を確認してみると、分かりやすいと思います。
「おすすめグラフ」を選択すると、選択したデータに合わせて自動的に候補を表示してくれます。
グラフの見た目を整える
先ほどの方法でグラフが出来上がったとしても、自動的に作成されたもののため、より分かりやすいグラフにするためには自分で編集をしていく必要があります。続いてはそちらについて紹介していきます。
クイックレイアウト
グラフを作成した後に「グラフのデザイン」タブを選択し、「クイックレイアウト」を選択すると、グラフの種類はそのままに、グラフの表示を変えることができます。
グラフの種類変更
作成してみて、やはり別の種類の方が見やすいと思った場合も、「グラフのデザイン」タブの中の「グラフの種類変更」を選択することで、すぐに別のグラフに変えることができます。
系列や見出しの変更
Excelでは大まかなデザインだけでなく、細かい要素についてもそれぞれ設定することができます。
例えば、棒グラフを作成したとき、データ系列の要素や数値を表示する軸、目盛り線をそれぞれダブルクリックすることで、項目に対する設定画面が開きます。
設定できる内容は多岐にわたるので、目的や内容によって調整するとさらに見やすくなります。
グラフの範囲を変更する
グラフを作成してデザインも整えた後に、データが追加されたり、データの削除があったりするということもあると思います。
その場合でも一から作り直す必要はなく、グラフを表示したままデータの範囲再設定するということが可能です。
こちらも「グラフのデザイン」タブを開き、「データの選択」ボタンをクリックします。
出てきた表示の「グラフデータの範囲」を選択すると、再度グラフ化する範囲の選択ができます。
また、同じように表示しないデータの選択などもできますので、状況に合わせて変更してみてください。
複合グラフを作成する
最後に複数のグラフを組み合わせて作る”複合グラフ”の作成方法を紹介します。
複合グラフを使うことで、複数のデータの関係性などが分かりやすくなります。
自動で作成
「おすすめグラフ」を選択したときに、内容が複合グラフに適していれば、最適なグラフが自動的に生成されます。
手動で作成
「おすすめグラフ」でうまく作成できない場合は「挿入」タブに「複合グラフの挿入」「ユーザー設定の複合グラフを作成する」というボタンがありますので、そこで自分が表示したい形に設定するということも可能です。
今回は複合グラフの例として、東京都の月ごとの平均気温と降水量のデータをグラフ化してみます。
使用するデータは以下のものになります。
このデータを選択し、「ユーザー設定の複合グラフを作成する」をクリックします。
二つのデータの範囲が異なる場合は、第２軸を設定することで、別の目盛りを右側に追加できます。
設定が完了し、プレビューの通りで良ければ「OK」ボタンをクリックします。
設定した通りに複合グラフが作成されました。細かい設定は、先ほど紹介した方法で変更することができます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。これらの機能を使いこなせるようになれば、見やすいグラフが作成できるだけでなく、Excel全体の作業効率も上がると思います。
さらに見やすくしてみたい等あれば、実際にグラフを作成して色々な機能を試してみてください。
【Excel】
これだけでOK！
今すぐ使えるExcel
ショートカットキー
BtoC, Excel, PC, Windows, ツール, 紹介
仕事で使う機会の多いExcel。普段から使いこなしているという人もいれば、今まであまり使う機会がなく、いまいち操作に慣れないという方もいると思います。
今回はExcelを使い始めたという人向けに、これだけ覚えておけば基本的な操作が効率よくできるというショートカットをまとめましたので、紹介します。
また、普段使っている方でも知らなかった内容があるかもしれないので、参考にしてみてください。
目次
ショートカットの紹介
早速ショートカットについて紹介していこうと思いますが、Excelに限らず普段から使えるショートカットに関しては前回の記事で紹介していますので、ぜひそちらも見ていただければと思います。
基本操作のショートカット
まずはExcelの基本的な操作のショートカットです。マウスを使ってすることが多い操作だと思いますので、覚えると一気に効率が上がります。
「Ctrl」&「PgUp / PgDn」：シート移動
Excelで複数のシートを使っているとき、隣のシートにすぐ表示を切り替えることができます。
「Ctrl」 & 「矢印キー」：矢印方向にワープ移動
選択しているセルから矢印の方向に向かって列や行の端のセルに移動することができます。
データが入力されている場合は、最後のデータが入力されているセルに移動します。
「Shift」 & 「矢印キー」：矢印方向にセルを選択
今のセルからセルの選択範囲を広げることができます。
広がる
「Shift」&「Ctrl」&「矢印キー」：矢印方向にワープしながらセルの選択
今のセルからワープ移動した先のセルまで選択することができます。
「Ctrl」&「Space」：列を選択
今のセルがある列をすべて選択することができます。
「Shift」&「Space」：行を選択
今のセルがある行をすべて選択することができます。
「Ctrl」&「D」：上のセルを下にコピーする
コピー先のセルを選択して使うと、選択したセルの上のセルがコピーされます。
コピーされる
「Ctrl」&「R」：左のセルを右にコピーする
コピー先のセルを選択して使うと、選択したセルの右のセルがコピーされます。
「F2」：セルを編集状態にする
セルの入力状態と編集状態を切り替えます。
入力状態だと、矢印キーを押したときに隣のセルに移動しますが、編集状態だとセル内のカーソルが動きます。
「Alt」を使ったショートカット
Excelでは「Alt」キーを使うショートカットが多くあります。マウスではメニューバーから選択して行う操作も多いので、普段メニューバーから使っている機能があれば、それに合わせたショートカットを覚えると便利です。
「Alt」+「I」+「W」 / 「Shift」&「F11」：シートを追加
新しいシートを追加することができます。
「Alt」+「I」+「R」：行を追加する
新しい行を追加します。追加先にあった行は下にずれます。
「Alt」+「I」+「C」：列を追加する
新しい列を追加します。追加先にあった列は右にずれます。
「Alt」+「H」+「H」：セルの色(背景色)を変更する
選択しているセルの色を変更する表示が出てきます。選んだ色でセルが塗りつぶされます。
「Alt」+「H」+「F」+「C」：文字色を変更する
選択しているセル内の文字色を変更する表示が出てきます。文字が選んだ色に変わります。
「Alt」+「H」+「B」+「A」：格子線を引く
選択したセルに格子線を引くことができます。「A」以外のキーでも、特定の場所に罫線を引いたりすることが可能です。
「Alt」+「H」+「K」：数字の表示形式を桁区切りスタイルにする
数字を入力した際に、桁ごとに「，」で区切って表示することができます。
例：1000000 → 1,000,000
「Alt」+「M」+「U」+「S」：SUM関数を挿入する
選択したセルに合計値の計算をするSUM関数を入力することができます。
その後、足し合わせる値の範囲選択ができます。
ショートカットを覚える際に便利なキー
「Alt」/「F10」：ショートカットガイドを開く
「Alt」を押すと、どのキーで選択ができるかというガイドが表示されます。それぞれのキーを押すことでそこから先の操作についてのガイドも表示することができます。
普段使っている機能のショートカットを確かめたり、ショートカットのキーを忘れてしまった場合に調べたりすることができます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は使う機会が多いと感じた機能のショートカットについて紹介しました。普段使っている機能がより簡単に使えたりするので、ぜひ試してみてください。
また、今回紹介したもの以外にもたくさんのショートカットがあるので、何度も使う機能がありましたら、そのショートカットについて調べてみると新しい発見があるかもしれません。
絶対覚えるべき
Windowsの
ショートカットキー
BtoC, PC, SNS, Windows, ツール, 紹介
普段パソコンを使っているとき、ショートカットを使う機会は多いと思います。
今回はその中でも、多くの場面で使える便利なショートカットを紹介します。
目次
文字変換のショートカット
まず文字入力で使えるショートカットを紹介します。
文字の変換をするときは「変換」や「スペースキー」を使っている方が多いと思いますが、ファンクションキーでも変換ができることを知っていますでしょうか。
使っているキーボードで多少の違いがあると思いますが、下の写真のように「F 数字」で書かれているものがファンクションキーになります。
このファンクションキーの一部は押すことで文字を変換することができます。
その詳しい内容を以下で説明します。
「F6」：全角平仮名に変換
入力した文字を全角の平仮名に変換します。
複数回入力することで、平仮名の範囲を移動することができます。カタカナの状態でF6を押すと下の図のように変化します。
「F7」：全角カタカナに変換
入力した文字を全角のカタカナに変換します。
F6と同様に複数回入力することでカタカナの範囲を移動することができます。
「F8」：半角カタカナに変換
入力した文字を半角のカタカナに変換します。
F6、F7と同様に複数回の入力で範囲が変わります。
「F9」：全角英数字に変換
入力した文字を全角の英数字に変換します。下の図のように日本語変換からでも英語に直すことができます。
複数回押すことで「小文字」→「大文字」→「先頭だけ大文字」と細かく変えることができます。
「F10」：半角英数字に変換
入力した文字を半角の英数字に変換します。
「F9」と同様に、小文字や大文字の変換ができます。
普段の操作で使えるショートカット
文字の変換以外にも、パソコンでは便利なショートカットがたくさん存在しています。
続いてはそれらの中でも、使用頻度の高いものをいくつか紹介します。
「ctrl」 + 「A」：全選択
すべての項目を一度に選択するショートカットです。
例えば表示されている文章を全部コピーしたい時など、マウスで範囲を選ぶ必要がないため、スムーズにコピーができるようになります。
「ctrl」 + 「Z」：操作の取り消し
直前の操作を取り消すショートカットです。
変更した内容を元に戻したいときや、消してしまった内容をまた表示されるということもできます。
「ctrl」 + 「X」：データの切り取り
選択したデータを切り取るショートカットです。
入力した文字や何かのデータを別の場所に移動させたい時などに使うことができます。
「ctrl」 + 「C」：データのコピー
選択したデータをコピーするショートカットです。
同じ文字を何度も入力したり、同じデータを使うときなどに使うことができます。
「ctrl」 + 「V」：データの貼り付け
データを貼り付けるショートカットです。
基本的にコピーや切り取りをした後に使われます。
「ctrl」 + 「F」：文字の検索
ウィンドウ内で文字を検索するショートカットです。
知りたい内容がページのどこにあるか調べたりすることができます。
「ctrl」 + 「S」：上書き保存
編集していたデータを上書き保存するショートカットです。
ウェブページを開いていると、そのページの情報を保存することもできます。
「Alt」+「Tab」：アプリケーションの切り替え
複数のアプリケーションを開いていた時に、それらを切り替えるショートカットです。
3つ以上開いていた場合はTabを数回押すことで、選択を切り替えることができます。
「Windows」+「E」：エクスプローラーを開く
エクスプローラーを開くショートカットです。
ファイルを探したり、フォルダの操作がしたい時などにすぐ開くことができます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。ショートカットを使えるようになると作業がとても早くなるので、ぜひ意識して使ってみてください。また、今回紹介したもの以外にもたくさんあるので、気になった方は調べてみると新しい発見があるかもしれません。