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【Excel】
無料で使える！
Web版Excelの紹介
BtoC, Excel, PC, Windows, ツール, 紹介
Excelを始めとした、 Microsoft Officeを仕事でよく使っているという人はとても多いと思います。また、場合によっては普段の生活でも使っているという人もいるかもしれません。
そんなMicrosoft Officeは便利なソフトウェアでありますが、有料でもあるため、購入をしていないという方もいらっしゃると思います。
では購入していないからOffice系のソフトが使えないかというと、そんなことはありません。
Microsoft Officeには無料で使えるWeb版のソフトがあり、アカウントの登録さえすれば、だれでも使うことが可能です。今回はその無料版のソフトの中でも、Web版Excelについて紹介したいと思います。
目次
Web版Excelとは
Web版のExcelは、Microsoftアカウントを持っていれば、誰でも無料で使うことのできるソフトです。有料版と一部機能が違っていますが、基本的な操作は同じなので、そこまで複雑な機能を使っていないという方はWeb版のExcelでも問題ないと思います。
Web版Excelの特徴
Web版のExcelでは有料版と違って、このソフトならではの特徴があります。
・オンラインであれば、どこでも利用ができる
Web上のソフトになるので、オンラインの状況であればどこからでも、またパソコン以外のタブレットやスマホなどの端末からでも利用することができます。
・データを共有し、同時に編集することができる
複数のユーザーとデータを共有し、同時に編集を行うことが可能です。アクセス権を設定すれば指定のユーザーにだけ閲覧・編集権限を設定するということも可能です。
・自動保存機能がある
編集を行うたびに、One Driveに自動で保存をしてくれます。変更履歴を復元する機能もあるため、やり直しをしたい場合も戻って編集をすることができます。
Web版Excelでできないこと
Web版のExcelでは一部の機能には制限がかけられてしまっています。
使い始めてから必要な機能がないことに気づいた、ということがないようにWeb版のExcelでできないことの中でも重要な部分について紹介します。
・オフライン上で使うことができない
Web版のソフトになるため、オフラインの状況で使うことができません。もし、作業中にオフラインになってしまった場合は復帰後に直前の作業状態が復元されます。
・マクロの編集と実行ができない
マクロに関しては、編集と実行どちらもすることができません。
・外部を参照したグラフの作成ができない
基本的なグラフの作成は可能ですが、外部のデータを参照してのグラフ作成などは制限されています。
・自動保存のため、保存せずに閉じることができない
One Driveに自動で保存されているため、編集した後、その編集内容を保存せずにそのまま閉じるということができません。
・CSV形式のファイルが開けない
csvなど一部のファイル形式をサポートしていないため、開けない場合があります。開く場合は有料のExeclを使う必要があります。
Web版Excelの使い方
では実際に、Web版Excelを使う方法について紹介します。
実際の手順は以下の通りです。
- 1. Office on the Webのサイトにアクセス
- 2. Microsoftアカウントでサインイン（持っていいない場合は無料で作成できます）
- 3. Officeのホーム画面が表示されるので、左のバーからExcelを選択
- 4. 新しい空白のブックを作成するか、ファイルをアップロードして編集開始
これで、Web版Excelを開始することができます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。Excelをほとんど使わない方や、基本的な機能しか使っていないという方はWeb版のExcelでも問題なく作業を行うことができると思います。
また、Web版ならではの機能もありますので、使用する状況によって有料版と使い分けるということもできると思います。
オンライン上であればいつでも使うことができますので、興味がある方はぜひ一度試してみてください。
【Excel】
データの個数を
調べたい時はこれ！
COUNTIF関数の紹介
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以前のブログで、まとめたデータを整理する方法や、多くのデータの中から必要なものを探して表示する機能などを紹介してきました。
そのようにして、特定のデータを見つけることができるようになりましたが、特定の条件を満たしたデータが表の中にどれくらい存在しているのか？という “データの個数” を調べたいということもあると思います。
そんな時に便利な機能が「COUNTIF関数」になります。
今回はその「COUNTIF関数」について詳しく説明していきたいと思います。
目次
COUNTIF関数とは
「COUNTIF関数」とは “COUNT” と “IF” という言葉が組み合わさっている通り、条件に合ったデータの個数を数えることができる関数になります。
COUNTIF関数の使い方
COUNTIF関数の構文
COUNTIF関数を使う際は、データの個数を入力したいセルを選択して
「＝COUNTIF(範囲, 検索条件)」
と入力します。
「範囲」は言葉通り、データの個数を調べたい範囲を設定する項目です。
「検索条件」は以前 IF関数でも紹介した “論理式” と同じで、そこに入力された条件を満たすか満たさないかで、カウントするか判断されます。
「検索条件」に文字列を使う場合は、その文字列と一致するかという条件になります。
また、「検索条件」に 60以上 (>=60) のような式を用いる場合は「””」で囲む必要がありますので注意してください
COUNTIF関数を使う手順
では実際に、COUNTIF関数の使い方を例を用いて紹介します。
今回は、「番号」「名前」「点数」「判定」のデータを入力した表と、「合格者数」「合格率」を入力する欄を用意しました。
「判定」の項目はIF関数を使ってすでに入力してあります。
こちらの表から「COUNTIF関数」を使って合格者が何人いるのか、加えて合格率が何％なのか？を調べたいと思います。
実際の手順は以下の通りです。
- 1. 合格者を入力するセル（G2）を選択し、「=COUNTIF()」と入力
- 2. データの個数を調べる範囲（D2:D21）を選択し入力
- 3. 検索条件として合格と入力されているセル（G5）を選択し入力
これで合格者数が求められます。
また、今回は「判定」の項目に “合格” と入力されているかを条件にしましたが、IF関数で使っているように「範囲」を点数の列に設定して “70点以上” かどうかで調べることも可能です。
それでは、続いて合格率も調べます。
合格率は、入力するセルに「＝合格者数 / 人数」の式を入力することで求められますが、人数に関しては「COUNTA関数」という関数を使います。
こちらは、COUNTIF関数と同様にデータの個数を調べることができますが、条件などは設定せずに選択した範囲のデータの個数を表示してくれます。
使い方も、「範囲」を選択するだけなので覚えやすいと思います。
- 4. 合格率を入力するセルに「=合格者数（G2）」を入力
- 5. 続けて “合格” “不合格” 含めた数「COUNTA(D2:D21)」で合格者数を割る
- 6. そのままだと少数で表示されるため、セルの書式設定からパーセンテージを選択する。
以上で合格率も求めることができました。
今回、人数を調べる範囲として「判定」列を使用しましたが、データの個数が同じであれば他の列を使用したり、直接数値を入力しても問題はありません。
重複しているかどうかの判定
今説明した例では「合格者」にあたるデータの個数を求めましたが、重複している内容がないかを調べるということもできます。
どのようにそれを求めるのかは先ほどの表を使って説明します。
まず先ほどの表に「重複数」という項目を新たに追加しました。その表の中にデータがいくつあるのかを表示する欄になるので、重複していた場合は、2以上の数値が表示されます。
手順は以下の通りです。
- 1. 重複数を表示するセル（E2）を選択してCOUNTIF関数を入力
- 2. 名前が重複していないか調べるため、名前の列（$B$2:$B$21）を範囲に設定
- 3. 検索条件にCOUNTIF関数を入力した行の名前（B2）を選択
- 4. 設定したCOUNTIF関数をほかのセルにも適用
これで、名前が同じものがあった場合、重複数に2以上の数値が表示されます。
用意した表では、2回名前が登録されている方が2人いるということが分かりました。
データを手入力した場合は、誤って同じ内容を入力してしまうということもあると思いますが、このようにCOUNTIF関数を使えば重複しているかどうかも調べることができます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。そのデータがいくつあるのか？という情報も、データを分析する際には重要な要素になってくると思います。データが当てはまっているのか一つずつ数えていくのは大変ですし、数が増えてくるほどさらに困難になっていくと思います。
そんな時にCOUNTIF関数を使うととても便利なので、ぜひ使って調べてみてください。
【Excel】
データ探しに便利！
VLOOKUP関数の紹介
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前回の記事で、データを見やすくする方法について紹介しましたが、特定のデータを確認したい場合には少し手間がかかってしまう場合があります。
その場合はVLOOKUP関数を使うことで、手軽にデータを取り出して確認することができます。
今回は、そのVLOOKUP関数がどういったものなのか、実際にどう使えば良いのか詳しく解説します。
目次
VLOOKUP関数とは
VLOOKUP関数はExcelで使える関数の一つで、「検索条件を指定して、特定の範囲から条件に当てはまったデータを検索することができる関数」になります。
探しているデータがどこにあるか分からないといった場合でも、必要なものだけを抽出して確認することができます。
VLOOKUP関数の使い方
VLOOKUP関数の構文
VLOOKUP関数を使う際は、取り出したデータを入力したいセルを選択して
=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号,[検索方法])
と入力します。
「検索値」は、データを探す際に使う値を入力する欄になります。ここに入力された内容と関連したデータをVLOOKUP関数で表示することになります。
「範囲」はデータを検索する範囲を指定します。ここで指定された範囲の中から、条件に当てはまったデータを表示してくれます。
「列番号」は表の左から何列目の値を返すかを指定します。指定した範囲の左から２列目の値を取得したいとしたら、ここに”2″と入力します。
「検索方法」は”FALSE”と”TRUE”の２種類があり、”FALSE”の場合は「検索値」に入力された内容と完全に一致したデータを返してくれます。”TRUE”の場合は「検索値」に一番近い値が選ばれ、データが返されます。
これがVLOOKUP関数の内容になります。
VLOOKUP関数を使う手順
続いては、実際の使う手順について説明します。
今回は例として、「社員コード」「名前」「所属」「年齢」「住所」のデータが入った表を用意しました。
こちらの表から「社員コード」を入力して、それに当てはまった社員のデータを表示させる機能をVLOOKUP関数で作っていきたいと思います。
また、VLOOKUP関数では一度に複数のデータを返すことができないので、「名前」「所属」「年齢」「住所」の項目にそれぞれVLOOKUP関数を組んでいきます。
以下が実際の手順です。
- 1. VLOOKUP関数でデータを表示させたいセル（B3）を選択
- 2. 選択したセルに「=VLOOKUP()」と入力する
- 3. ()の中にまず、「検索値」を入力するセル（$A$3）を選択して入力
- 4. 「範囲」に取り出すデータが含まれている表の範囲（$A$7:$E$26）を選択して入力
- 5. 選択した範囲の左から何列目（2）のデータを返すかを入力
- 6. 入力した社員コードと完全に一致した人のデータが欲しいので、完全一致(FALSE)を入力
- 7. A3のセルに社員コードを入力すると、その社員コードを持つ人の名前が表示される
- 8. 同じように「所属」「年齢」「住所」の項目にもVLOOKUP関数を適用する
これでVLOOKUP関数を使ってデータを探すことができます。
また、今回の例では複数の項目で同じ「検索値」と「範囲」を指定するため、その項目で設定するセルを絶対参照で入力しています。
まとめ
いかがでしたでしょうか。VLOOKUP関数は初めて使うと複雑に感じるかもしれませんが、一度覚えると使える場面が多いので、この機会に覚えてみてください。
また、何か表を作る際は一緒にVLOOKUP関数を作っておくと、後でデータを探すときに便利なので、ぜひ使ってみてください。
【Excel】
データを見やすく！
ソートとフィルターの使い方
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Excelでデータを入力し終わった後、内容を確認しようとしても、データの数が膨大でうまく読み取れなかったり、必要なデータがどこにあるか分からなくなってしまうことはありませんでしょうか。
そんな時に便利な機能がソートとフィルターの機能になります。
機能自体は知っている人も多いと思うのですが、今回はそれらの使い方について詳しく説明していきたいと思います。
目次
ソート
ソートとは
ソートとは、入力されたデータを規則に従って並び替える機能です。並び替え方には昇順と降順の2種類があり、場合によって使分けることが可能です。
ソート機能の使い方
では実際にソート機能の使い方について説明します。
今回は「番号」「名前」「国語」「数学」「英語」「合計点」「部活」「地区」を入力したデータを用意しました。
こちらのデータを、ソート機能を使って並び替えようと思います。
手順について説明するため、例として「合計点」が高い順に並び替えようと思います。
実際の手順は以下の通りです。
- 1. 並び替えをしたい「合計点」列のセルを、どこでも良いので選択する
- 2. その状態でホームタブ右側の「並べ替えとフィルター」をクリックし、「降順」を選択
これで並べ替えが完了します。
また、「データ」タブを選択しても並べ替えのボタンがあるので、そこからソートすることも可能です。
補足として、例のように数値を並び替える場合は数値の大きさで順番が変わりますが、文字を並べ替える場合は、五十音順で並べ替えがされます。
それを利用すると、以下のようなことも可能です。
- 1. 名前を昇順で並び替える
- 2. その状態で番号の列に1から入力する
これで、名前の順に従って番号を振り分けることができました。このようにフィルターを使ってデータの入力をすることで、確認がしやすくなったと思います。
複数条件で並べ替える方法
先ほどの例では一つの項目を選択して並べ替えを行いましたが、「部活動毎に並び替えつつ、その中で合計点が高い順に並べ替えたい」というように、複数の条件で並べ替えを行いたい場合もあると思います。
その場合は「ユーザー設定の並べ替え」を使うことで実現できます。
手順は以下の通りです。
- 1. データが入っているセルのどこでも良いので選択する
- 2. 「ホーム」タブの「並べ替えとフィルター」から「ユーザー設定の並べ替え」を選択
- 3. 最優先されるキーとして部活動の値を昇順で並べ替えるよう設定する
- 4. 「レベルの追加」を押し、次に優先されるキーとして合計点を設定する
- 5. 問題がなければ「OK」を押す
これで、部活動毎に並べ替えを行って、それぞれの部活の中で合計点が高い順に並べ替えることができました。
フィルター
フィルターとは
続いて、フィルター機能について説明します。フィルター機能はソートと違い、特定のデータのみを画面に表示させるようにする機能になります。
フィルター機能の使い方
フィルター機能の使い方について説明します。こちらでも、先ほどのデータと同じものを使用します。
例として、今回は「北」地区に所属する人のデータのみを表示させるようにフィルターを適用しようと思います。
実際の手順は以下の通りです。
- 1. データが入っているセルをどこでも良いので選択する
- 2. 「ホーム」タブ右側の「並べ替えとフィルター」をクリックし、「フィルター」を選択
- 3. それぞれの項目にフィルター機能を表す「▼」マークが表示されるので、「地区」のマークを押す
- 4. 出てきた項目の中から、「北」のみにチェックを付け「OK」を押す
こちらでフィルターは完了です。
ソート機能と同じように、「データ」タブにもフィルターのボタンがあるため、そちらから機能を使うことも可能です。
複雑な条件でフィルターをかける方法
フィルター機能を使えば表示するデータの数を制限することができますが、テストの点数のように値にばらつきがあるものにフィルターをかけようとすると、一つ一つチェックしていかなくてはいけないので、とても手間がかかってしまいます。
そのような時は、「数値フィルター」や「テキストフィルター」が便利です。
例として、「数学」の点数が60点以上の人だけ表示するフィルターをかけるとします。
実際の手順は以下の通りです。
- 1. フィルターボタンを押し、数学の「▼」マークを押す
- 2. 出てきた表示の中の「数値フィルター」を選択し、「指定の値以上」を選択
- 3. 「以上」の欄の右側に「60」を入力し「OK」を押す
これで、数学が60点以上の人だけ表示することができました。
「数値フィルター」を見ると分かるように、指定の値と等しい、指定の値以下、上位10名、のように様々な条件を付けてフィルターをかけることができます。
文字の場合は、「テキストフィルター」という項目があり、そちらでも同じように細かい条件を付けてフィルターをかけることができます。
また、フィルターの重ねがけも可能なので、「合計点が150点以上かつ200点以下」や「数学が60点以上かつ英語が60点以上」というように組み合わせて使うこともできます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。ソートもフィルター機能も、より細かい設定をすることでデータを見やすく整理したり、必要な情報だけを確認したりすることができます。
これらの機能は、入力されているデータが多くなるほど便利になっていく機能だと思いますので、そのような時には積極的に使ってみてください。
【Excel】
例を使って解説！
IF関数の使い方
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Excelでは状況に合わせて様々な値を入力することがありますが、ある一定の条件で入力する内容を分けたいという場合もあると思います。
そんなときに使えるのがIF関数になります。
今回はIF関数がどういったものなのか、どのように使えばいいかを紹介していきたいと思います。
目次
IF関数とは
最初に少し説明しましたが、IF関数とは「ある条件を満たしていたらAと表示、そうでないならBと表示」といったように、条件を満たしているかどうかで値を変えることができる関数になります。
これを使うことによって、簡単にデータを振り分けたりすることができます。
IF関数の使い方
まず、IF関数は「=IF(論理式, 値が真の場合, 値が偽の場合)」のように入力します。
「論理式」というのが、”AがBより大きい”という様な条件を表す式になります。
これを満たしていた場合に何を表示するかが「値が真の場合」、満たしていなかった場合に何を表示するかが「値が偽の場合」となります。
使い方の例
言葉だけでは少し理解が難しいところがあるので、実際に例を出しながら紹介します。
例では以下の表を使い、点数が60点以上の場合に「〇」、60点未満の場合「×」を入力するIF関数を設定します。
実際の手順は以下の通りです。
- 1. 結果を入力するセル(C2)を選択して「=IF()」と入力
- 2. IF関数の中に(B2>=60,$E$1,$E$)と論理式と真偽の値を入力
※真偽の場合の値は、値が入力されているセル番号を入力 - 3. 結果の列に問題なく表示されていたら、出席番号10番まで関数を適用
今回の例ではテストの点数によって内容が変わるので、論理式に「B2に入力されている点数が60点以上か」を表す “B2 >= 60” という式を入力しています。
そして、60点以上の場合に表示する内容はあらかじめ用意してあるので、値が真の場合には “$E$1” を入力します。
同じように、値が偽の場合には “$E$2” を入力します。
複数の条件を設定する場合
先ほどの例では「点数が60点以上かどうか」という1つの条件を設定しましたが、それ以外にも条件を設定したいという場合があると思います。
その場合に便利なのがIFS関数になります。
IFS関数もIF関数と同じように、条件を満たしているかどうかで表示を変えることができる関数になります。
IF関数との大きな違いは、論理式を複数記述できるため、複数の条件を指定して表示を変えることが可能な点にあります。
IF関数でも複数の条件を設定することは可能ですが、少し式が複雑になってしまう場合があるため、今回はこちらを説明しようと思います。
IFS関数の使い方
IFS関数は「=IFS(論理式1, 値が真の場合1, 論理式2, 値が真の場合2,…)」のように、条件の数だけ論理式と、その論理式が真だった場合の値を入力することができます。
注意点として、IFS関数は偽の場合の値を入力することができないので、偽の場合にあたる論理式を入力する必要があります。
使い方の例
では、こちらも実際に例を用いて説明します。
先ほどは60点以上かどうかで条件を分けていましたが、今回は「80点以上はA評価」、「60点以上はB評価」、「60点未満はC評価」と3つの条件で表示を変えるIFS関数を設定します。
実際の手順は以下の通りです。
- 1. 結果を入力するセル(C2)を選択して「=IFS()」と入力
- 2. IFS関数の中に(B2>=80, $E$1, B2>=60, $E$2, B2<60, $E$3)のように3つの論理式と真の値を入力
※値が真の場合は、値が入力されているセル番号を入力 - 3. 結果の列に問題なく表示されていたら、出席番号10番まで関数を適用
IFS関数では偽の値が入力できないため、IF関数の時とは違い、B2の値が60点未満の場合を表す “B2<60, $E$3” を入力する必要があるということに注意してください。
まとめ
いかがでしたでしょうか。IF関数も使える場面は多いので覚えれば作業効率が早くなると思います。
使い方に関しては少し複雑に感じるところもあるかもしれませんが、実際に使ってみることで理解が深まると思いますので色々と試してみてください。