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【Confluence】覚えておきたいエディターの使い方

2022.12.09

前回、情報共有ツールであるConfluenceがどういったものなのか、どのような特徴があるのか解説しました。ただし、特徴が分かっていざ使ってみようとしても、使い方をよく分かっていないと、うまく活用できないということがあると思います。
そこで今回は、Confluenceの主な機能である、ページを編集する際に使うエディターの使い方について詳しく解説したいと思います。

ページの作成

エディターを使うにはまず、ページを作成する必要があるので、左のサイドバーからページを作成しましょう。

エディターの使い方

では早速エディターの使い方について説明していきます。
一般的な文章作成ツールでも使われるような機能も画面上部のバーに表示されていますので、そのような機能は感覚的に使うことができると思います。
なので、今回はそのバーに表示されている機能の中で重要なものについて解説していきたいと思います。

画面上部のツールバー

テキストスタイル

こちらの機能も一般的に使われている機能ではあると思いますが、Conflueceではテキストの大きさを、ノーマルテキストと見出し1~6に分けて設定することができます。
これによって内容が見やすくなるのはもちろん、後述の目次機能ではこれをもとに自動で目次を作成してくれます。

アクションアイテム

四角にチェックがついたマークの機能は、アクションアイテムと呼ばれる機能になります。
これは、例えばチーム内でタスクを割り当てるとき等に使う機能です。アクションアイテムでタスクを決めておいて、それが終了したらチェックを付けるという様にして、どういったタスクが残っているか等を分かりやすく確認することができるようになります。

メンション

@の機能は、メンション機能になります。@の後に名前を続けて特定の人をメンションするという機能はConfluenceに限らず、様々なツールで活用されていると思いますが、Confluenceでは同じチームの人にメンションしたい時に使われます。
また、先述のアクションアイテムの画像にあったように、組み合わせて使うことで、このタスクが誰に割り振られたものなのかを分かりやすくするといったことができます。

表

四角の中に十字が入ったマークは、表(テーブル)を作成する機能です。
ボタン一つで表を作成することができ、列や行を増やしたり減らしたりといった基本的な操作も簡単に行うことができます。

レイアウト

黒い長方形が二つ並んだマークはレイアウトと呼ばれる機能になります。
これによって、ページを「セクション」というひとかたまりで管理できるようになり、ブログのようにレイアウトを調整することができるようになります。
セクションの形はレイアウトの下の表示から選択することができ、場合によって使い分けることも可能です。

＋ボタン

画面の＋ボタンからは、上のバーに表示しきれない、様々な機能を挿入することができます。
その機能の数は膨大で、拡張することによりさらに増えていくこともあります。
ただし、この機能すべてが頻繁に使われるものというわけではないので、この中から一部抜粋して紹介していきます。

目次はその名の通り、ページ内の見出しをもとに目次を作成してくれる機能になります。
見出しの大きさに合わせてインデントも調整してくれるので、わざわざ自分で調整する必要などがありません。
ただ、縦に並べるか横に並べるか、どこまでの見出しを目次で表示するか等の細かい調整も可能ですので、場合によって調整すると、より見やすい目次を作ることができます。
注意点として、編集画面では目次がどのように表示されるか確認できないので、まずはプレビューで表示を確認してから公開するようにしましょう。

情報パネル

情報パネルは、テキストに対してマークや色などを付けて、注意を引くことができる機能です。
画像のように、あらかじめマークが用意されており、テキストの内容に合わせて使うマークを選択することで、より確認しやすくなります。

カレンダー

カレンダーはその名の通り、日付を入力することができる機能です。
カレンダーの表示が出てくるので、わざわざ入力しなくてもクリックするだけで日付を入力することができます。

スラッシュコマンド

最後にスラッシュコマンドについて説明します。
スラッシュコマンドとはショートカットキーのようなもので、「/」を入力することで、Confluenceの機能をすぐに挿入することのできる機能です。
これを使いこなせるようになれば、マウスで選択する手間が減り、作業効率が格段に上がります。

また、機能の表示の右側にある記号は、「/」と組み合わせることで、その機能を挿入できるものになります。
例えば「/＠」と入力することで、マウスで選択しなくてもメンション機能が挿入されます。
よく使う機能については、このショートカットはぜひ覚えておきましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。エディターで可能なことはたくさんありますので、一度で覚えきるのは難しい思います。なので、まずは主要な使い方を覚えてから必要に応じて色々試してみると、使いやすい便利な機能が見つかったりすると思いますので、ぜひ今回の内容を参考にしてみてください。

Confluenceとは？その特徴を詳しく解説

2022.12.05

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社内の情報管理を適切に行うために、社内wikiやナレッジ管理ツールなどと呼ばれるツールを導入しようと考えている企業は多いと思います。
ただし、現在ではそれらのツールも多種多様であり、どのツールがどういった機能を持っているのかが気になっている方も多いのではないでしょうか
そこで今回は、その中でもAtlassian社が提供しているConfluenceについて、どういったツールなのかを詳しく解説していきたいと思います。

社内wiki、ナレッジ管理ツールとは

まずは、最初に出てきた社内wikiやナレッジ管理ツールという言葉について簡単に説明したいと思います。
情報共有ということだったら、社内チャットでやり取りをしたり、プロジェクト共有ツールを使って行っているという企業もあるかもしれません。
しかし、チャットでは気軽にやり取りできるという利点があるものの、情報がすぐ流れて行ってしまうため、長期的に利用される情報を共有することには向いておらず、プロジェクト共有ツールもプロジェクト毎の内容を管理するものになりますので、長期的、汎用的に利用される情報の共有をするには少し不便です。
そこで、そういった長期的に使われるマニュアルや議事録、業務ノウハウといった情報を管理するために使用されるのが、今回紹介するConfluenceのような社内wikiやナレッジ管理ツールと呼ばれるツールになります。

Confluenceとは

ConfluenceはオーストラリアのAtlassian社が提供する、チームのナレッジやノウハウの一元管理ができる情報共有ツールです。
また、情報管理だけでなく、マニュアルや議事録をドキュメント形式で作成することも可能です。

Confluenceの特徴

では、Confluenceの特徴について説明します。

簡単に記事を作成できる

Confluenceの特徴として、様々な種類の記事を簡単に作成できるという点があります。
一から記事を作っていくとなると、その内容によってフォーマットを変えたりする必要があると思いますが、Confluenceには会議向けの議事録、企画書、マーケティング、製品要件など豊富な種類のテンプレートが用意されています。

階層構造でコンテンツを管理できる

Confluenceでは、基本的にスペースという項目を作ってから、その中にページという単位でコンテンツを作成することができます。ページの下にさらにページを作るということも可能であり、トピック毎に見やすくまとめることができます。
メインメニューでそれぞれの階層構造を確認したり、作ったページを移動したりすることもできるため、簡単に管理ができるようになっています。

コメント機能が充実している

Confluenceで作成した記事にはコメントを入力することができます。それによって、記事の内容についてのやり取りをすることも可能です。記事全体ではなく、記事の一部にコメントを付ける「インラインコメント」という機能もあるため、より分かりやすくやり取りをすることもできます。
また、「いいね」機能を使ってリアクションのみをするということもできます。

「ウォッチ」で通知を受け取れる

気になるページがある場合は、「ウォッチ」という機能を使うことで、更新があった際にメールで通知を受け取ることができます。これによって、特定の内容について最新情報をすぐに確認することができるようになります。

他アプリケーションと連携できる

Confluenceは同じAtlassian社の製品であるJiraやTrelloだけでなく、GoogleドライブやSlackなどと連携することが可能であり、用途の幅をさらに広げて使うことなども可能です。
その他にも、Confluenceの機能を拡張するマクロなども提供されていますので、Confluenceで使いたい機能を追加するということも可能です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。Confluenceを使うことで、社内の情報は格段に管理しやすくなると思います。それによって、必要な書類を探す手間が省けたり、会社全体での情報共有が簡単にできるようになったりと、普段の業務が効率的に行えるようになると思いますので、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。